GDPR Fair processing notice

A L’ATTENTION DES CLIENTS, FOURNISSEURS et AUTRES PARTENAIRES COMMERCIAUX

Dernière mise à jour : [22/05/2018]
 

1. INTRODUCTION

L’objet de la présente notification « Traitement loyal » (« Notification ») est de vous informer sur la manière dont Van Genechten Packaging (« nous » et « notre »), en tant que responsable du traitement, traitera les données à caractère personnel vous concernant, ainsi que sur les mesures et processus que nous avons mis en place pour assurer leur protection adéquate. Vous fournir ces informations est une des exigences du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 (« RGPD »).

Cette notification ne constitue en aucun cas une relation contractuelle entre vous et nous, et nous nous réservons la possibilité de la modifier à tout moment.

2. TRAITEMENT LICITE

Nous ne traiterons les données à caractère personnel vous concernant que :

(a) lorsque vous avez consenti au traitement ;
(b) lorsque le traitement est nécessaire pour vous fournir à vous / à votre employeur, nos produits ou services ;
(c) lorsque le traitement est nécessaire pour répondre à une demande de votre part/de votre employeur ;
(d) lorsque le traitement est nécessaire au maintien de notre relation avec vous/votre employeur ;
(e) lorsque le traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales et réglementaires.

Dans le cas (a) susmentionné, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en faisant la demande comme indiqué dans la section 12 ci-dessous.
 

3. QUELLES DONNÉES À CARACTЀRE PERSONNEL VOUS CONCERNANT COLLECTONS-NOUS ?

3.1 Les types de données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, sont les : suivants
(a) vos nom, adresse e-mail et autres coordonnées ;
(b) vos rôle, position et/ou fonction dans votre emploi ;
(c) vos préférences en ce qui concerne les types d’événements et de supports marketing ;
(d) les détails concernant votre accès à nos locaux, systèmes, sites Internet ; et
(e) vos messages, commentaires ou contributions aux enquêtes et questionnaires.

3.2 Vous pouvez être dans l’obligation de nous fournir les données à caractère personnel vous concernant afin de nous permettre de gérer nos activités et opérations, de maintenir notre relation avec vous/votre employeur, de vous fournir à vous/de fournir à votre employeur, nos produits ou services, ou de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Si vous omettez de fournir les données à caractère personnel vous concernant, nous pourrions être dans l’incapacité de maintenir notre relation avec vous/votre employeur ou de vous fournir à vous/de fournir à votre employeur nos produits ou services.

3.3 Nous nous efforçons de maintenir exactes et complètes, les données à caractère personnel conservées vous concernant, et de garantir qu’elles soient toutes à jour. Toutefois, vous pouvez nous y aider considérablement en nous contactant rapidement en cas de modification de vos données à caractère personnel vous concernant ou si vous constatez que des données en notre possession vous concernant sont inexactes (voir section 9 plus loin). Nous ne serons pas responsables des pertes résultant de données à caractère personnel inexactes, inauthentiques, manquantes ou incomplètes que vous nous fournissez.
 

4. COMMENT COLLECTONS-NOUS LES DONNÉES À CARACTЀRE PERSONNEL ?

Nous collectons habituellement les données à caractère personnel vous concernant à partir des informations que vous/votre employeur nous communiquez au cours de notre relation ou de celle de votre employeur avec nous. Cela se fait généralement par le biais des e-mails ou autres correspondances que vous/votre employeur nous envoyez, de cartes de visite, de formulaires et autres documents utilisés lorsque vous/votre employeur vous abonnez à nos listes de marketing ou à des lettres d’informations sur le marché, lorsque vous êtes désigné comme une personne autorisée à négocier au nom de votre employeur, mais aussi par le biais des informations que vous/votre employeur renseignez pour accéder à l’un de nos produits ou services soit en votre nom, soit au nom de votre employeur.

Nous pouvons également collecter des données à caractère personnel vous concernant auprès des autres sociétés de notre groupe ou dans les registres des autorités publiques.
 

5. COMMENT UTILISONS-NOUS LES DONNÉES À CARACTЀRE PERSONNEL ?

Les données à caractère personnel vous concernant sont traitées dans le cadre de la gestion de notre relation avec vous/votre employeur et de la fourniture de nos produits et services à vous/votre employeur aux fins suivantes :

(a) vous fournir à vous/votre employeur les produits ou services demandés ;
(b) répondre aux messages ou courriers que vous/votre employeur nous envoyez ;
(c) vous fournir à vous/fournir à votre employeur du matériel promotionnel et marketing sur nos produits et services dont nous croyons qu’ils pourraient vous intéresser ou intéresser votre employeur ;
(d) gérer, développer et améliorer notre gamme de produits, nos services, nos magasins, nos systèmes informatiques et nos sites Internet ;
(e) veiller au respect et évaluer la conformité à la loi et à nos politiques et normes ;
(f) nous conformer à nos obligations et aux exigences légales et réglementaires partout dans le monde, y compris les rapports aux organismes de régulation nationaux et internationaux et les audits effectués par ces derniers ;
(g) effectuer des contrôles dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent, des contrôles financiers et de crédits, ainsi que des contrôles à des fins de prévention et de détection de fraudes et de crimes ;
(h) à des fins administratives, en rapport avec la sécurité et l’accès à nos systèmes, locaux, plateformes, sites Internet et applications ;
(i) respecter des ordonnances de justice et exercer et/ou défendre nos droits ;
(j) toute autre fin correspondant à un intérêt légitime de notre entreprise ; et
(k) dans la mesure où une loi ou une réglementation applicable l’autorise ou le requiert.
 

6. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES À CARACTЀRE PERSONNEL

Les données à caractère personnel vous concernant peuvent être transférées vers (y compris être accessibles ou conservées dans) un pays ou un territoire situé en dehors de l’Espace Économique Européen (« EEE »), y compris vers des pays dont les législations n’assurent pas le même niveau de protection des données à caractère personnel que celui existant au sein de l’UE. En particulier, nous pouvons partager les données à caractère personnel vous concernant avec les sociétés de notre groupe qui sont situées en dehors de l’UE, y compris en Russie. Nous veillerons à ce que ces transferts internationaux fassent l'objet de garanties appropriées ou acceptables, conformément aux exigences du GDPR.
 

7. QUAND POUVONS-NOUS DIVULGUER LES DONNÉES À CARACTЀRE PERSONNEL VOUS CONCERNANT ?

Nous ne vendons pas les données à caractère personnel vous concernant, nous ne les louons pas et nous ne les commercialisons pas, et nous ne le ferons pas. Nous ne divulguerons les données à caractère personnel vous concernant qu’aux destinataires suivants :

(a) les sociétés faisant partie de notre groupe ;
(b) les tiers qui traitent les données à caractère personnel vous concernant en notre nom (tels que nos fournisseurs de systèmes, y compris les fournisseurs de cloud) ;
(c) les tiers qui traitent les données à caractère personnel vous concernant pour leur propre compte, alors qu’ils vous fournissent à vous ou à votre employeur un service en notre nom (tels que nos fournisseurs) ;
(d) les entreprises qui fournissent des services de contrôle du blanchiment d’argent, de réduction des risques de crédits ou des services de contrôle à des fins de prévention de fraudes et de crimes, et les entreprises qui fournissent des services similaires, y compris les institutions de crédit, les agences de crédit et les organismes de régulation avec lesquels ce type d’informations est échangé ;
(e) tout tiers à qui nous assignons ou cédons l’un de nos droits ou obligations ;
(f) tout acheteur potentiel dans le cas où nous vendrions une partie de nos activités ou de nos actifs ; et
(g) tout organisme gouvernemental, toute agence de régulation, tout service de déctection et répression, ou d’échange d’informations, ou tout tribunal lorsque nous y sommes contraints en vertu de la loi ou de la réglementation applicable ou à leur demande.
 

8. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES DONNÉES À CARACTЀRE PERSONNEL VOUS CONCERNANT ?

Nous nous engageons à sauvegarder et à protéger les données à caractère personnel vous concernant, et nous mettrons en œuvre et maintiendrons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité approprié afin de protéger vos données contre toute forme de destruction, de perte, d’altération, de divulgation ou d’accès de nature accidentelle ou non autorisée.
 

9. VOS DROITS CONCERNANT LES DONNÉES À CARACTЀRE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS

9.1 Si vous souhaitez :

(a) mettre à jour, modifier, supprimer les données à caractère personnel vous concernant qui sont en notre possession, ou en obtenir une copie ;
ou
(b) obtenir de notre part la limitation ou l’arrêt de l’utilisation des données à caractère personnel en notre possession vous concernant, vous pouvez en faire la demande en nous contactant comme décrit dans la section 12 ci-dessous.

9.2 Dans chacune des situations susmentionnées, nous pouvons vous demander de prouver votre identité en nous fournissant la copie d’un moyen d’identification valide afin de nous conformer à nos obligations en matière de sécurité et d’empêcher toute divulgation non autorisée des données.
 

10. COMBIEN DE TEMPS CONSERVERONS-NOUS LES DONNÉES À CARACTЀRE PERSONNEL VOUS CONCERNANT?
Nous ne conserverons les données à caractère personnel vous concernant que pour la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pour nous conformer aux exigences légales, réglementaires ou internes.
 

11. COMMENT METTONS-NOUS À JOUR OU MODIFIONS-NOUS LA PRÉSENTE NOTIFICATION « TRAITEMENT LOYAL DES DONNÉES » ?

Nous pouvons modifier ou mettre à jour certaines parties de la présente Notification afin de rester conformes aux lois et réglementations applicables, ou à la suite d’une mise à jour de nos pratiques internes. Nous le ferons en mettant la présente Notification à jour et en la mettant à votre disposition. Vous ne serez pas nécessairement averti directement d’un tel changement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement la présente Notification sur notre site Internet vangenechten.com pour prendre connaissance de toute modification ou mise à jour.
 

12. COMMENT NOUS CONTACTER ?

Si vous avez des questions relatives au contenu de la présente Notification ou aux données à caractère personnel vous concernant, ou si vous souhaitez faire une demande relative à vos données, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées suivantes :

E-mail : gdpr@vangenechten.com
Poste : Délégué à la protection des données

Van Genechten Packaging
Raadsherenstraat 2
2300 Turnhout – Belgique

Tél. : +32 14 403 640